風(fēng)險(xiǎn)就是衡量達(dá)不到既定年會(huì)活動(dòng)目標(biāo)的可能性和后果的標(biāo)準(zhǔn)。理論上，年會(huì)活動(dòng)的風(fēng)險(xiǎn)是能被精確地表達(dá)出來。然而，在年會(huì)執(zhí)行的實(shí)際中能否被精確表達(dá)還取決于風(fēng)險(xiǎn)本身。
在現(xiàn)在瞬息萬變的時(shí)代，完全保持原樣本來就是一種風(fēng)險(xiǎn)。年會(huì)活動(dòng)的顯著特點(diǎn)就是風(fēng)險(xiǎn)是活動(dòng)策劃的一個(gè)重要組成部分。如果一家公司投資大筆資金去舉辦年會(huì)活動(dòng)，那它必須把風(fēng)險(xiǎn)降到*。市場(chǎng)上的年會(huì)活動(dòng)策劃供應(yīng)商與公司的人力資源部協(xié)同展開組織策劃工作——因?yàn)槟陼?huì)策劃供應(yīng)商有相關(guān)資源和能力確保他們客戶的年會(huì)活動(dòng)機(jī)遇*化、風(fēng)險(xiǎn)最小化。
由年會(huì)活動(dòng)的性質(zhì)可知，一次性的大型活動(dòng)具有較大風(fēng)險(xiǎn)。大家往往習(xí)慣于對(duì)通常狀況做出反映。隨著宏觀外部環(huán)境不斷發(fā)生改變，為年會(huì)活動(dòng)而事先制定的詳細(xì)的方案可能在活動(dòng)真正舉辦時(shí)就已經(jīng)過時(shí)了。經(jīng)過深思熟慮的重要目標(biāo)很快成了限制條件，并扼殺創(chuàng)造力。
因?yàn)椋覀兘ㄗhHR們使用『帶有明確目標(biāo)的項(xiàng)目管理程序』，這種年會(huì)活動(dòng)項(xiàng)目管理的方法的價(jià)值，可以通過下面案例得到驗(yàn)證。
一家上市大型企業(yè)為*銷售團(tuán)隊(duì)（超過2000人）策劃了一次綜合培訓(xùn)與慶祝的年會(huì)活動(dòng)。年會(huì)策劃者在活動(dòng)舉辦前8個(gè)月就開始了各方面的準(zhǔn)備工作。
在這8個(gè)月中，年會(huì)活動(dòng)的目標(biāo)和流程得到反復(fù)確認(rèn)，活動(dòng)的準(zhǔn)備工作也在有條不紊地進(jìn)行，工作人員獲得充分的培訓(xùn)和演練機(jī)會(huì)——一切都很完美。
年會(huì)活動(dòng)的重要組成部分之一是銷售總監(jiān)參加的開幕會(huì)。早在活動(dòng)開始前3個(gè)月，活動(dòng)策劃者就制作了這位總監(jiān)的影像資料，以展示他在*各地的工作，并對(duì)他取得的成果表示感謝。策劃者們還計(jì)劃在開幕會(huì)上使用煙火來制造獨(dú)特的動(dòng)態(tài)效果，以烘托現(xiàn)場(chǎng)氣氛。
但是，誰也想不到，就在開幕會(huì)開始前3天，所有工作已經(jīng)結(jié)束，大家都在*的檢查時(shí)，公司總部宣布了調(diào)任通知：這位銷售總監(jiān)——開幕會(huì)的中心人物——將調(diào)至公司另一個(gè)*工作，一位新的銷售總監(jiān)將接替他的位置。
雖然整個(gè)年會(huì)活動(dòng)的目標(biāo)保持不變，但開幕會(huì)的目標(biāo)卻必須調(diào)整。年會(huì)策劃者花了數(shù)小時(shí)重新設(shè)立目標(biāo)，并制訂了新的開幕式方案。開場(chǎng)播放的影像資料被重新制作成描繪公司的歷史與輝煌業(yè)績(jī)——那些頂尖的銷售人員的身影也在其中——這當(dāng)然得益與策劃者們平常積累的豐富素材。開幕會(huì)上還安排了這位新銷售總監(jiān)介紹自己的工作思路和管理思想。這種安排讓這位新銷售總監(jiān)感到非常滿意。
這次年會(huì)活動(dòng)舉辦得很成功，項(xiàng)目管理程序幫助年會(huì)策劃者們?cè)诎l(fā)生意想不到的改變時(shí)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管理，并取得活動(dòng)的成功！
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