7S管理精益管理

7S管理精益管理 ——檔案管理 7S 精 益 管 理 7S精益管理 * 7S精益管理包括：整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)、安全和節(jié)約七項內(nèi)容。在我們今天的檔案管理培訓就是7S管理的實施和成果之一，雖然起源于日本，應用廣泛， 在制造服務業(yè)都得到 大力推廣。 我們會是誰？ * 我的辦公桌非常亂，找資料很難！ 我們是誰？ 別人借閱資料，找半天也沒有找到？ 我們會是誰？ * 領導找我要資料，我找不到，*同事說他借閱了，忘還了？ 我們會是誰？ * 我管理的資料太多了，也不知道那個有用，那個沒有用？ 我們的辦公場所是？ * 儀容不整、物品堆放雜亂、物品隨意擺放、物品缺少標識、地面臟污及燈光灰暗是很多企業(yè)普遍存在的現(xiàn)象 檔案管理的解釋 * 企業(yè)為了使本單位重要文件資料能科學及時分類整理，歸檔保管、有效傳遞使用； * 提高檔案管理的質(zhì)量于效率必須制定合理而科學的檔案管理制度 檔案管理的目的 * 保守檔案機密。 * 維護檔案材料完整，防止材料損壞。 * 便于檔案材料的使用。 檔案管理的要件 * 存檔資料的范圍； * 立卷歸檔的具體要求； * 存檔資料的保存期限； * 特殊檔案資料的保管要求； * 檔案的借閱規(guī)定。 檔案管理的實施 * 整理(Seiri)： 把現(xiàn)場要與不要的物品分開，要的留下，不要的清理出現(xiàn)場，這是7S*步 檔案管理的實施 * 整理推行要領： 1. 你的檔案室全面檢查，包括看得到和看不到的。 2. 制定[要]和[不要]的判別基準。 3. 不要資料的清除。 4. 要的資料調(diào)查使用頻度，歸類。 5. 每日自我檢查。 檔案管理的實施 * 如果不整理將會 1. 空間的浪費。 2. 使用棚架或柜廚的浪費。 3. 資料保存過期的浪費。 4. 放置處變得窄小。 5. 連不要的東西也要管理的浪費。 6. 查閱花時間的浪費。 檔案管理的實施 * 整頓(Seiton)： 把需要的物品加以定點定位放置，并保持在需要時能立即取出之狀態(tài)。 檔案管理的實施 * 整頓的推行要領 1. 前一步驟整理的工作要落實。 2. 需要的資料明確放置場所。 3. 擺放整齊、有條不紊。 4. 劃線劃線定位。 5. 場所、物品標示。 6. 制訂過期資料處理辦法。 檔案管理的實施 * 重點： ●整頓的結果要成為任何人都能立即找到所需要的資料狀態(tài)。 ●要站在新人、其他現(xiàn)場的人的立場來看，使得什么資料該放在什么地方更為明確。 ●要想辦法使資料能立即取出使用。 ●另外，使用后要能容易恢復到原位，沒有回復或誤放時能馬上知道。 檔案管理的實施 * 清掃(Seiso)： 將不需要的物品加以清除、丟棄，以保持工作場所無污移之狀態(tài)。 檔案管理的實施 * 清掃的推行要領 1. 建立清掃責任區(qū)（室內(nèi)、外）。 2. 開始一次全員的大清掃。 3. 每個地方清洗干凈。 4. 污染源，予以杜絕或隔離 5. 建立清掃基準，作為規(guī)范 檔案管理的實施 ●清掃就是使現(xiàn)場成為沒有垃圾，沒有污臟的狀態(tài)， 雖然已經(jīng)整理、整頓過， 要的東西馬上就能取得，但是被取出的東西要成為能被正常的使用狀態(tài)才行。而達成這 樣狀態(tài)就是清掃的*目的，尤其目前 強調(diào)高品質(zhì)、高附加價值產(chǎn)品的制造，更不容許有垃圾或灰塵的污染，造成產(chǎn)品的不良。 檔案管理的實施 * 清潔(Seiketsu)： 維持以上3S的成果。 檔案管理的實施 * 清潔的推行要領： 1. 落實前3S工作 2. 制訂目視管理及看板管理的基準 3. 制訂6S實施辦法 4. 制訂考核方法 5. 制訂獎懲制度，加強執(zhí)行 6. 高層主管經(jīng)常帶頭，帶動全員重視6S活動。 * 素養(yǎng)(Shitsuke)： 通過進行上述4S養(yǎng)成嚴格遵守規(guī)章制度的習慣和作風，這是7S活動的中心。 檔案管理的實施 * 素養(yǎng)的推行要領 1. 制訂服裝、臂章、工作帽等識別標準。 2. 制訂公司有關規(guī)則、規(guī)定。 3. 制訂禮儀守則。 4. 教育訓練。 5. 推動各種激勵活動。 6. 遵守規(guī)章制度。 7. 例行打招呼、禮貌運動。 檔案管理的實施 ●素養(yǎng)就是教養(yǎng)成大家能遵守所規(guī)定的事的習慣，6S本意是以4S（整理、整頓、清掃、清潔）為手段完成基本工作，并藉以養(yǎng)成良好習慣，最終達成全員“品質(zhì)”的提升。 檔案管理的實施 * 安全(Safety)： 現(xiàn)場管理者對安全生產(chǎn)的責任,安全操作 檔案管理的實施 * 安全的推行要領 1. 電源開關、風扇、燈管損壞及時報修。 2. 檔案擺放不存在危險狀況。 3. 設立專人負責。 檔案管理的實施 * 節(jié)約(Saving)： 養(yǎng)成節(jié)省成本的意識,主動落實到人及物 檔案管理的實施步驟 * 步驟一：成立檔案管理推進組織 1、成立檔案管理推進組織——檔案管理推進小組，主導全公司檔案管理活動的開展，公司主管行政工作的領導自然是檔案管理推進小組負責人。 檔案管理的實施步驟 * 2、檔案管理部們及人員為檔案管理的歸口管理*，主持日常工作。 檔案管理的實施步驟 * 3、公司各*（或車間）必須指定專人負責人為積極配合人員。 檔案管理的實施步驟 * 4、各*領導是本*6.S推進的*責任人。 檔案管理的實施步驟 * 步驟二：擬定推進方針及目標 全員參與檔案管理活動 檔案管理的實施步驟 * 步驟三：擬定推行計劃及實施辦法 分類整理 歸檔保管 查閱規(guī)定 檔案管理的實施步驟 * 分類整理(整理) 資料點收（是否完整、是否短缺） 文件整理（中文直寫文件以右方裝訂，中文橫或外文寫以左方裝訂；附件對準轉行定角) 對破損、起皺、不整體應先補整、裁切、折疊使整齊劃一 檔案管理的實施步驟 * 分類整理(分類) 按內(nèi)容、*、也無項目；時間分為永久、長期（N年以上）、短期（N年以內(nèi)）；重要程度、常用 檔案管理的實施步驟 * 歸檔保管 按整理的標準進行編號，編號內(nèi)要留空表，以備增加； 填寫卷內(nèi)目錄備考表 按分類注明 逐卷登記 檔案管理的實施 * 查閱規(guī)定 1、借閱檔案要履行手續(xù) 2、借閱時間 3、借閱要求 4、借閱規(guī)定 檔案管理的實施步驟 * 步驟四：教育 檔案管理的實施步驟 * 步驟五：宣傳造勢 檔案管理的實施步驟 * 步驟六：定點攝影 檔案管理的實施步驟 * 紅牌作戰(zhàn) 1.紅牌的作用 ?必需品和非必需品一目了然，提高每個員工的自覺性和改進意識； ?紅牌上有對策方法和改善期限，要求一目了然； ?引起責任*注意，及時清楚非必需品。 檔案管理的實施步驟 * 2.紅牌作戰(zhàn)實施步驟 *步：紅牌方案出臺 第二步：決定掛紅牌的對象 第三步：明確判定標準 第四步：紅牌的發(fā)行（使用醒目的紅色紙） 第五步：掛紅牌 第六步：紅牌的對策及評價 * 李老師簡介 * 李斌先生曾擔任河北威師企 * 業(yè)集團人力資源部總監(jiān)。在 * 此期間，和*投資協(xié)會及 * 民營投資協(xié)會做了*人力 * 資源發(fā)展戰(zhàn)略研究。李斌先 * 生是個喜歡向自己挑戰(zhàn)的人， * 曾先后擔任陜西冠星防水工 * 程有限公司經(jīng)理、西安小天金舟科技咨詢有限行政人事總監(jiān)、陜西嘉瑞集團副總經(jīng)理、陜西時代教育管理信息咨詢有限公司營銷總監(jiān)等職務，對人力資源在西北發(fā)展有著獨特的見解，對人才的培養(yǎng)和規(guī)劃做了大量的工作。 謝謝光臨！